Home - Tin Tức ISO - Mục tiêu chất lượng ISO và hoạch định để đạt được mục tiêu chất lượng của doanh nghiệp

Mục tiêu chất lượng ISO và hoạch định để đạt được mục tiêu chất lượng của doanh nghiệp

Thiết lập mục tiêu chất lượng (MTCL) tại doanh nghiệp là một yêu cầu bắt buộc trong việc định hướng và nâng cấp hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO. Việc xác định được MTCL giúp các tổ chức có kế hoạch và hành động cụ thể để cải tiến chất lượng liên tục và ngày càng phát triển vững mạnh hơn.

Định nghĩa mục tiêu chất lượng ISO là gì?

Các tiêu chuẩn luôn yêu cầu doanh nghiệp hay tổ chức đều phải thiết lập mục tiêu chất lượng ở các bộ phận, các cấp và các quá trình liên quan trong hệ thống quản lý chất lượng của nội bộ.

Theo định nghĩa trong tiêu chuẩn ISO 9001:2015 mục tiêu chất lượng là kết quả tổ chức phải đạt được về chất lượng.

Mục tiêu là biến cái vô hình thành hữu hình, từ trên giấy tờ và lời nói trở thành hành động cụ thể. Có thể nhận thấy được và hiểu được. Mục tiêu được yêu cầu ở các cấp trong một tổ chức, doanh nghiệp. Chất lượng là khả năng thỏa mãn các nhu cầu khách hàng.

Cũng có thể nói mục tiêu chất lượng là bất cứ những gì liên quan thành công của tổ chức hay ảnh hưởng đến tổ chức, quyết định sự tồn tại của tổ chức mà tổ chức đó coi trọng. Nó có thể là: sự thỏa mãn của khách hàng, sản phẩm của tổ chức chiếm thị phần lớn trong thị trường, lợi nhuận tăng vượt trội, nhân viên được đào tạo chuyên nghiệp, sự phù hợp của quy trình, sự phù hợp của sản phẩm, không gây tác động xấu đến môi trường,…hoặc nhiều khía cạnh khác nhau tùy vào từng tổ chức.

Thiết lập mục tiêu chất lượng ISO tại doanh nghiệp và những lưu ý

Mục tiêu chính thức có hiệu lực khi đã đạt được, chính sách thì có hiệu lực cho đến khi thay đổi. Do đó mục tiêu không giống như các chính sách. Mục tiêu được yêu cầu ở các cấp trong tổ chức và thiết lập mục tiêu phải phù hợp với từng tiêu chuẩn cũng như doanh nghiệp đó.

Các bước trong quá trình thiết lập mục tiêu chất lượng tại doanh nghiệp như sau:

  • Xác định nhu cầu từ việc phân tích vấn đề của nội bộ và bên ngoài tổ chức.
  • Lên demo soạn thảo các mục tiêu sơ bộ.
  • Chứng minh mức độ cần thiết của mục tiêu đó.
  • Mục tiêu này có cần thiết không?
  • Vấn đề nào cần ưu tiên trước?
  • Nguồn lực có đủ không (chi phí, con người, máy móc thiết bị, cơ sở hạ tầng, thời gian …)?
  • Năng lực của nhân sự hiện tại có đáp ứng không?
  • Công nghệ có phù hợp không?
  • Xác định mục tiêu có thể đạt được hay không để kiểm soát và cải tiến.
  • Truyền đạt mục tiêu.
  • Tiến hành thực hiện.

Muốn mục tiêu được hoàn thành thì ban lãnh đạo cùng nhân viên phải đảm bảo rằng đạt được kết quả như dự. Do đó, khi thiết lập mục tiêu chất lượng ISO nên xem xét và đánh giá về tính khả thi của nó.

Có năm mức độ kiểm soát mà mục tiêu chất lượng ISO khi thiết lập cần lưu ý:

  • Mức độ tổ chức: Ở mức độ này mục tiêu là cho toàn bộ tổ chức, tạo khả năng để hoàn thành sứ mệnh và phù hợp với chính sách của mình.
  • Mức độ quá trình: Các mục tiêu cho các quá trình phải cụ thể và rõ ràng để cho phép tổ chức thực hiện các mục tiêu của mình.
  • Mức độ sản phẩm hoặc dịch vụ: Là các mục tiêu về sản phẩm hay dịch vụ cụ thể hay mục tiêu tạo ra nhu cầu và mong đợi của khách hàng hoặc thỏa mãn nhu cầu của khách hàng.
  • Mức độ phòng ban hoặc chức năng: Là các mục tiêu của từng thành phần trong tổ chức để hỗ trợ cho tổ chức hoàn thành mục tiêu của mình.
  • Mức độ cá nhân: Là các mục tiêu phát triển của từng năng lực cá nhân trong tổ chức.

Dù ở mức độ nào thì tất cả các công việc phải phục vụ chung cho mục tiêu chất lượng ISO của tổ chức. Mục tiêu sẽ kích thích tổ chức hành động, tăng cường sự hiểu biết lẫn nhau, chia sẻ thông tin và phối hợp giữa các bộ phận trong quá trình kiểm soát, thực hiện mục tiêu chất lượng và giải quyết những vấn đề phát sinh.

Kế hoạch xây dựng mục tiêu chất lượng của doanh nghiệp

Mỗi mục tiêu chất lượng ISO được xây dựng trên nguyên tắc SMART. Việc xây dựng trên nguyên tắc này sẽ giúp các tổ chức hoàn thiện hơn và loại bỏ đi những mục tiêu chất lượng không phù hợp. Đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình thực hiện, phát triển và quản lý mục tiêu chất lượng sau này. Vậy nguyên tắc SMART là gì?

SMART là viết tắt của các từ: Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time bound.

S – Specific (Cụ thể).

Trước khi thực hiện mục tiêu, doanh nghiệp cần trả lời câu hỏi: “Mục tiêu đặt ra là gì? Trong phạm vi nào?”. Việc xác định rõ đối tượng mục tiêu sẽ hình thành cơ sở cho việc theo dõi, đánh giá kết quả thực hiện và triển khai các hoạt động khắc phục tương ứng. Sau đó, sự cụ thể của mục tiêu còn thể hiện ở “kết quả mong muốn đạt được ở mức nào?”. Một mục tiêu mơ hồ sẽ mang lại một kết quả mơ hồ, thiếu chính xác.

M – Measurable (Đo lường được).

Một mục tiêu tốt cần trả lời được câu hỏi “Cách nào để đánh giá mức độ đạt được mục tiêu?”. Rõ ràng một mục tiêu như “Nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động” là một mục tiêu vừa chung chung, vừa không đo lường được. Do đó, phương pháp này giúp đảm bảo mục tiêu của doanh nghiệp, có thể cân,đo, đong đếm, đưa ra các số liệu cụ thể dễ dàng hơn.

A – Agreed (Thống nhất).

Các mục tiêu chất lượng ISO luôn phải đảm bảo sự liên quan, có tính thống nhất với các mục tiêu cấp trên và cấp dưới của nó cũng như phối hợp cùng các mục tiêu ngang cấp. Không phải ngẫu nhiên mà nhiều doanh nghiệp lại đề ra các hình thức thi đua bằng cách đảm bảo rằng các mục tiêu sau khi có thảo luận thống nhất. Được ký xác nhận như “ký cam kết” bởi các cấp quản lý nhằm “thống nhất” và “nhận trách nhiệm” cụ thể để triển khai, đồng thời được phê duyệt bởi lãnh đạo trực tiếp của doanh nghiệp.

R – Realistic (Thực tế).

Mục tiêu phải nhất quán với chính sách chất lượng và phải hướng đến cải tiến liên tục. Như vậy, mục tiêu chất lượng phải tốt hơn so với ở hiện tại. Và phải khả thi với tình trạng hiện tại của tổ chức đó.

T – Timebound (Có khung thời gian thực hiện mục tiêu chất lượng).

Nên đặt ra ngày tháng bắt đầu và kết thúc để đạt được mục tiêu. Nếu không thiết lập được thời gian, thời gian hiệu quả và tuân theo các bước thì mỗi cá nhân sẽ trở nên thiếu động lực. Không được quên mất đi ngày hôm nay phải hoàn thành những công việc gì để đạt được mục tiêu chất lượng ban đầu.

Kết quả cuối cùng tuy quan trọng nhưng có lẽ cả quá trình thực hiện mục tiêu chất lượng ISO lại được xem trọng và đề cao hơn trong việc đánh giá hay xem xét bất cứ công việc gì. Để đạt được chất lượng sản phẩm như mong muốn ngoài việc sử dụng các công cụ quản lý chất lượng, công nghệ kỹ thuật tiên tiến, thì sự kết hợp giữa việc tuân thủ, nhắc nhở theo dõi mục tiêu và dành thời gian xem xét lại chúng thường xuyên cũng giữ vai trò không thể nào thiếu khi các doanh nghiệp bắt tay hoạch định mục tiêu chất lượng.

Các vấn đề về xây dựng mục tiêu chất lượng ISO

Mục tiêu chất lượng ISO là nội dung bắt buộc trong hệ thống quản lý chất lượng của mỗi tiêu chuẩn, và doanh nghiệp đặt ra để thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định. Mục tiêu chất lượng sẽ định hướng cho các hoạt động trong doanh nghiệp theo từng giai đoạn. Thông thường mỗi năm doanh nghiệp phải tự xây dựng cho mình những mục tiêu chất lượng phù hợp với điều kiện thực tế. Vậy để xây dựng được những mục tiêu cụ thể doanh nghiệp cần quan tâm đến những vấn đề gì?

Doanh nghiệp cần xây dựng chính sách chất lượng.

Đây là chính sách chung về hoạt động của doanh nghiệp. Nó thể hiện những phương hướng và tầm nhìn của doanh nghiệp. Tất cả mọi hoạt động của doanh nghiệp đều hướng tới việc duy trì các chính sách và mục tiêu chất lượng.

 Xác định mục tiêu chất lượng ISO chung của doanh nghiệp.

Từ chính sách chất lượng đã đề ra, doanh nghiệp cần xây dựng các mục tiêu chung, tổng quát để duy trì chính sách chất lượng của mình. Các mục tiêu này có thể kéo dài trong nhiều năm hoặc ngắn hơn.

Xây dựng mục tiêu cụ thể.

Hằng năm, ban lãnh đạo, cán bộ và nhân viên Khoa sẽ xây dựng mục tiêu cụ thể cho từng năm trong cuộc họp xem xét của lãnh đạo. Mục tiêu này phải “đo lường” được và thấy được. Tức là phải có con số cụ thể đặt ra do doanh nghiệp tự xác định và là kết quả mà doanh nghiệp đạt được.

Thực hiện mục tiêu chất lượng.

Sau khi doanh nghiệp đã quyết định lựa chọn các mục tiêu chất lượng ISO trong năm đó. Doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch cụ thể để làm và đạt được các mục tiêu chất lượng đã đề ra. Bản kế hoạch này cần có thời gian thực hiện, có người chịu trách nghiệm và đặc biệt có các hoạt động cụ thể để đạt được mục tiêu đã đề ra.

Dựa trên mỗi hoạt động, ngoài việc phân công cụ thể những người thực hiện. Ban lãnh đạo cùng với cán bộ được phân công có thể phải xây dựng các công cụ để theo dõi và tổng kết các mục tiêu chất lượng ISO đã đề ra. Tất cả các mục tiêu chất lượng và kế hoạch cần được ghi chép và lưu lại theo biểu mẫu : “Kế hoạch chất lượng và kết quả giám sát” của mục tiêu chất lượng ISO.

Doanh nghiệp thành công hay không, kết quả hoạt động cuối năm sẽ minh chứng. Nếu doanh nghiệp đạt mục tiêu ngày sẽ đạt mục tiêu tuần, đạt mục tiêu tuần sẽ đạt mục tiêu tháng, đạt mục tiêu tháng sẽ đạt mục tiêu quý, đạt mục tiêu quý đương nhiên sẽ đạt mục tiêu năm.

Những thông tin về mục tiêu chất lượng ISO trên đây vọng sẽ giúp ích cho các doanh nghiệp muốn áp dụng và triển khai tại doanh nghiệp của mình. Bằng chuyên môn, năng lực và những kinh nghiệm làm việc thực tế cùng các doanh nghiệp với nhiều mô hình quy mô và lĩnh vực khác nhau, với văn hóa, nguồn lực và bối cảnh khác nhau sẽ có những mục tiêu khác nhau. 

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *